Οδηγός γρήγορης έναρξης LeaveVia
Μια σύντομη διαδρομή από έναν ολοκαίνουργιο χώρο εργασίας έως την κανονική καθημερινή λειτουργία. Το LeaveVia ρυθμίζει για εσάς πρόγραμμα εργασίας Δευτέρας–Παρασκευής και αρχικούς τύπους αδειών, οπότε ρυθμίζετε μόνο ό,τι αφορά ειδικά την επιχείρησή σας.
Οι πιο πρόσφατες οδηγίες είναι πάντα διαθέσιμες online στη διεύθυνση leavevia.com/el/voitheia. Αν ένα εκτυπωμένο αντίγραφο διαφέρει από το Κέντρο βοήθειας, ισχύει το Κέντρο βοήθειας.
1. Δημιουργήστε τον χώρο εργασίας σαςΑπαραίτητο · Κάτοχος
Εγγραφείτε, επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας και συνδεθείτε. Στην πρώτη σας επίσκεψη θα σας ζητηθούν το όνομα της επιχείρησης, η χώρα, η ζώνη ώρας, η περιοχή δεδομένων και η ημέρα και ο μήνας έναρξης του έτους αδειών.
Η περιοχή δεδομένων καταγράφεται ως προτίμηση της επιχείρησης. Προς το παρόν δεν αλλάζει τη φυσική τοποθεσία φιλοξενίας: το LeaveVia λειτουργεί σήμερα σε διαχειριζόμενο περιβάλλον φιλοξενίας στην ΕΕ.
Όποιος δημιουργεί τον χώρο εργασίας γίνεται ο Κάτοχός του. Το LeaveVia ρυθμίζει για εσάς ένα προεπιλεγμένο πρόγραμμα εργασίας Δευτέρας–Παρασκευής και ένα αρχικό σύνολο τύπων αδειών.
Η δημιουργία χώρου εργασίας ξεκινά δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Δεν απαιτείται κάρτα για να ξεκινήσετε. Όλοι οι υπόλοιποι συμμετέχουν σε υπάρχοντα χώρο εργασίας μέσω πρόσκλησης από την επιχείρησή τους.
2. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις της επιχείρησηςΑπαραίτητο · Κάτοχος, Διαχειριστής
Ανοίξτε την ενότητα «Επιχείρηση». Ελέγξτε το όνομα, τη χώρα και τη ζώνη ώρας — επηρεάζουν τον τρόπο υπολογισμού ημερομηνιών και εργάσιμων ημερών.
Η ενότητα «Ρύθμιση» στην ίδια σελίδα δείχνει τι λείπει ακόμη πριν οι εργαζόμενοι μπορέσουν να ζητήσουν άδεια. Όσα επισημαίνονται ως «Προαιρετικό» μπορούν να μείνουν για αργότερα.
3. Ελέγξτε την προεπιλεγμένη ρύθμιση αδειώνΠροαιρετικό · Κάτοχος, Διαχειριστής
Στις «Ρυθμίσεις αδειών → Τύποι αδειών» υπάρχουν ήδη λογικές προεπιλογές, όπως κανονική άδεια και άδεια ασθενείας. Οι περισσότερες μικρές ομάδες μπορούν να ξεκινήσουν χωρίς καμία αλλαγή.
Προσαρμόστε έναν τύπο άδειας αν χρειάζεστε διαφορετικούς κανόνες για την έγκριση, τις μισές ημέρες, το απόρρητο ή για το αν αφαιρεί ημέρες από υπόλοιπο. Οι τύποι αδειών δεν διαγράφονται ποτέ — απενεργοποιήστε έναν τύπο για να μην προσφέρεται πλέον, διατηρώντας ανέπαφες τις παλαιότερες εγγραφές.
4. Ορίστε την πολιτική δικαιώματος άδειαςΑπαραίτητο · Κάτοχος, Διαχειριστής
Στις «Ρυθμίσεις αδειών → Πολιτικές αδειών» ορίζετε πόση άδεια δικαιούνται οι εργαζόμενοι. Δημιουργήστε μια πολιτική, ορίστε τους κανόνες δικαιώματος άδειας και δημοσιεύστε μια έκδοση.
Οι δημοσιευμένες εκδόσεις δεν τροποποιούνται ποτέ. Αν οι κανόνες αλλάξουν αργότερα, δημοσιεύστε νέα έκδοση από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της — το ιστορικό μένει ακριβώς όπως ήταν.
5. Ελέγξτε τα προγράμματα εργασίας και τις επίσημες αργίεςΠροαιρετικό · Κάτοχος, Διαχειριστής
Μαζί με τον χώρο εργασίας δημιουργείται ένα προεπιλεγμένο πρόγραμμα Δευτέρας–Παρασκευής. Προσαρμόστε το αν η εβδομάδα σας διαφέρει ή προσθέστε άλλο πρόγραμμα για εργαζόμενους μερικής απασχόλησης.
Οι επίσημες αργίες είναι προαιρετικές. Αν δεν τις προσθέσετε, κάθε εργάσιμη ημέρα μέσα σε ένα αίτημα άδειας υπολογίζεται ως άδεια.
6. Προσθέστε και προσκαλέστε το προσωπικό σαςΑπαραίτητο · Κάτοχος, Διαχειριστής
Ανοίξτε την ενότητα «Προσωπικό», προσθέστε μια εγγραφή εργαζομένου και στείλτε πρόσκληση στη διεύθυνση email του. Ο εργαζόμενος ορίζει τον δικό του κωδικό πρόσβασης και συμμετέχει στον χώρο εργασίας σας.
Το πρόγραμμά σας ορίζει τον μέγιστο αριθμό ατόμων στον χώρο εργασίας. Αν τον φτάσετε, το LeaveVia σταματά την ενέργεια και σας ενημερώνει πριν αποθηκευτεί οτιδήποτε.
7. Ορίστε προϊσταμένους και οργανωτική δομήΠροαιρετικό · Κάτοχος, Διαχειριστής
Τα τμήματα, οι ομάδες και οι τοποθεσίες είναι προαιρετικά, αλλά κάνουν τη διαθεσιμότητα και τις αναφορές πολύ πιο χρήσιμες.
Ορίστε προϊστάμενο σε έναν εργαζόμενο ώστε τα αιτήματα άδειας να φτάνουν στο σωστό άτομο και οι προϊστάμενοι να βλέπουν τη δική τους ομάδα.
8. Αναθέστε πολιτική αδειών σε κάθε εργαζόμενοΑπαραίτητο · Κάτοχος, Διαχειριστής
Τα υπόλοιπα υπολογίζονται μόνο όταν ένας εργαζόμενος καλύπτεται από δημοσιευμένη πολιτική. Αναθέστε την πολιτική από τις «Πολιτικές αδειών».
Δύο στοιχεία καθορίζουν τους αριθμούς: ο εργαζόμενος χρειάζεται ημερομηνία πρόσληψης στην εγγραφή του στο «Προσωπικό», και η έκδοση πολιτικής που αναθέτετε πρέπει να είναι ήδη δημοσιευμένη και σε ισχύ την ημερομηνία έναρξης της ανάθεσης. Μια πρόχειρη έκδοση δεν υπολογίζει τίποτα.
9. Καταχωρίστε το δικαίωμα άδειας ώστε να υπάρχουν υπόλοιπαΑπαραίτητο · Κάτοχος, Διαχειριστής
Η ανάθεση πολιτικής ορίζει τι θα δικαιούται κάποιος· δεν προσθέτει ακόμη ημέρες στο υπόλοιπό του. Ανοίξτε το «Καθολικό αδειών», επιλέξτε τον εργαζόμενο και τον τύπο άδειας και πατήστε «Καταχώριση οφειλόμενου δικαιώματος» για να καταχωρίσετε το δικαίωμα άδειας που ήδη οφείλεται.
Ελέγξτε την κατάσταση κινήσεων σε σύγκριση με τα υπάρχοντα αρχεία σας. Για άδειες που έχουν ήδη ληφθεί αλλά δεν έχουν καταγραφεί στο LeaveVia, χρησιμοποιήστε «Καταχώριση προσαρμογής → Χρέωση (αφαίρεση ημερών)» με σαφή αιτιολογία. Προσθέστε πιστώσεις μόνο για ημέρες που δεν περιλαμβάνονται ήδη. Το αρχικό υπόλοιπο προσθέτει ημέρες· δεν αντικαθιστά ένα ήδη καταχωρισμένο υπόλοιπο.
Αυτό έχει σημασία επειδή η έγκριση άδειας ελέγχεται με βάση το καταχωρισμένο υπόλοιπο, όχι το προβλεπόμενο. Μέχρι να καταχωριστεί το δικαίωμα άδειας, μια έγκριση μπορεί να απορριφθεί λόγω ανεπαρκούς υπολοίπου, ακόμη κι αν η πολιτική φαίνεται σωστή.
10. Κάθε άτομο αποδέχεται την πρόσκλησή τουΑπαραίτητο · Εργαζόμενος
Μια εγγραφή εργαζομένου από μόνη της δεν μπορεί να ζητήσει άδεια: το άτομο πρέπει να αποδεχτεί την πρόσκλησή του και να συνδεθεί, ώστε ο λογαριασμός του να συνδεθεί με την εγγραφή αυτή.
Μέχρι τότε, ένας κάτοχος, διαχειριστής ή προϊστάμενος μπορεί να καταχωρίσει για λογαριασμό του άδεια που έχει ήδη εγκριθεί, από τις «Εγκρίσεις».
11. Υποβάλετε το πρώτο αίτημα άδειαςΑπαραίτητο · Εργαζόμενος
Στην ενότητα «Οι άδειές μου», επιλέξτε τύπο άδειας και ημερομηνίες. Πριν από την υποβολή, το LeaveVia δείχνει πόσες ημέρες θα χρησιμοποιηθούν, παραλείποντας τις μη εργάσιμες ημέρες και τις επίσημες αργίες.
12. Ελέγξτε και εγκρίνετε το αίτημαΑπαραίτητο · Κάτοχος, Διαχειριστής, Προϊστάμενος
Οι «Εγκρίσεις» περιλαμβάνουν ό,τι αναμένει απόφαση, μαζί με ακυρώσεις και αιτήματα αλλαγής. Η έγκριση αφαιρεί τις ημέρες από το υπόλοιπο· η απόρριψη αφήνει το υπόλοιπο ανέπαφο.
13. Δείτε τη διαθεσιμότητα της ομάδαςΠροαιρετικό · Κάτοχος, Διαχειριστής, Προϊστάμενος, Εργαζόμενος
Η «Διαθεσιμότητα» δείχνει ποιος λείπει σε μια χρονική περίοδο. Οι προϊστάμενοι και οι διαχειριστές βλέπουν τις λεπτομέρειες για τους ανθρώπους τους· οι συνάδελφοι βλέπουν απλώς ότι κάποιος απουσιάζει.
14. Συνδέστε ημερολόγιο (προαιρετικό)Προαιρετικό · Εργαζόμενος
Κάθε άτομο μπορεί να συνδέσει το δικό του ημερολόγιο Google ή Microsoft, ώστε οι εγκεκριμένες άδειες να εμφανίζονται εκεί αυτόματα. Η σύνδεση είναι μονόδρομη: το LeaveVia δεν διαβάζει ποτέ το περιεχόμενο του ημερολογίου σας.
LeaveVia — ένα προϊόν της Aegean Astraea. Κάθε χώρος εργασίας ξεκινά με δωρεάν δοκιμή 30 ημερών· δεν απαιτείται κάρτα για να ξεκινήσετε.